Как говорил наш преподаватель по ценным бумагам: «В хвойном лесу любая бумага –ценная». На самом деле в каждой шутке есть доля шутки, и эту фразу предлагаю запомнить)))) мы к ней еще вернемся.
Какие документы нужны бухгалтеру для учета
Для бухгалтера важны бумаги, подтверждающие совершение хозяйственных операций, так называемые ПУДы - первичные учетные документы. К ним относятся все приходные и расходные документы, касающиеся товаров, сырья, материалов и денег: ТН-2, ТТН-1, акты выполненных работ/услуг, чеки, выписки банка. Нужны как входящие документы – на приобретение, так и исходящие – на продажу.
По общему правилу, готовит документ тот, кто продает. Например, вы продаете товар или услугу, значит выписка накладной, акта или чека – за вами, покупаете – документ выдаст продавец.
Что делаем? Давайте разберем по видам документов – входящих, исходящих и внутренних.
Входящие – собираем все. Если не уверены, что надо, спрашиваем у бухгалтера. Руководствуемся принципом – «лучше перебрать, чем недобрать». И помним, что пока не очень разбираемся в ценности бумаг, то представляем, что мы в хвойном лесу, а там, помните – все ценное.
Исходящие. Тут первый вопрос, который надо решить с бухгалтером. Кто будет оформлять исходящие? Можно по-разному. Зависит от масштабов бедствия. Если документов много, прямо каждый день надо выписывать накладные, проводить платежи, то стоит подумать о постоянном человеке, который будет на месте или близко в доступе. Иногда эти вопросы закрывает помощник, который несет на себе и другие функции, например, продажника. Что касается платежей, то рекомендую оставить этот участок в своих руках. Контроль денег наше всё)
Кроме входящих и исходящих документов есть еще внутренние. К ним относятся решения ИП, акты списания материалов и сырья, карточки учета топлива. Особенно много такого в производстве, когда ИП из материалов делает продукт. Эта тема достаточно обширная, тут углубляться не будем. Здесь появятся такие документы как: нормы расхода сырья и материалов, акты списания, ведомости выпуска готовой продукции.
Здесь вам точно поможет бухгалтер, ключевое слово ПОМОЖЕТ, это значит без вас он точно не справится. Ведь только вы знаете, сколько ушло брусков и гвоздей для изготовления табуретки, бетона для садовой скамейки, ткани для платья.
И вот здесь зарыта главная собака. Когда ИП собирается нанять бухгалтера, он это делает для чего? Чтобы освободить свое время. И сбросить кучу проблем )))
А получает что? Эта «тетечка» начинает цепляться и постоянно чего-то хотеть. Дай то, скажи – это. Особенно это касается производства. Сильно затронет это и перешедших на ОСН с УСН. Несмотря на то, что УСН не освобождала от ведения учета и сбора бумажек, очень многие не заморачивались, им и без бухгалтера было норм. Сейчас, взяв бухгалтера, им может показаться, что проблем добавилось, а не убавилось…. ЕЙ ПОСТОЯННО ЧТО-ТО НАДО…..
Некоторые скажут: «А мне повезло, меня мой бухгалтер не беспокоит»))) Так вот, радоваться в этом случае нечему, скорее всего вы платите просто за декларацию. И учета у вас нет. Так тоже можно. Было.
И самый популярный вопрос – а что будет, если нет учета?
Отсутствие учета вылезет при проверке. Проверка может быть при закрытии ИП или при выявлении мониторингом аномалий в вашей деятельности. Пример аномалии: по счету пришло 100 000, а в декларации 20 000. На самом деле их много, планирую посты на эту тему, про аномалии и как их выявляют.
И если при УСН дело было только в выручке, то при ОСН, цена вопроса значительно увеличивается. Нет нужных документов и учета – нет затрат, и налог увеличивается очень серьезно.
Какие документы не получится делегировать бухгалтеру
На самом деле бумаг в деятельности ИП может быть очень много и многие из них точно не бухгалтера. Например, сметы, процентовки и акты выполнения строительно-монтажных работ в сфере строительства. Эти документы делают специальные люди. Тоже самое можно сказать и про документы по охране труда и контролю качества ИСО, сертификаты соответствия и качества, таможенные грузовые и статистические декларации и другие. Наверняка, есть и бухгалтеры, умеющие делать СМР в стройке и документы по ИСО, но как правило это не так.
Отдельно про договоры и кадры. Если договор стандартный, то конечно бухгалтер справится. Однако, если юридическая конструкция сложная, договор смешанный и включает в себя несколько, то лучше либо искать «специального» бухгалтера, который знает эту область, (например, торговля с Вайлдбериз, или такси с ЯТ), или обращаться к юристам для разработки договора. Добавлю, что с юристами также, как и с бухгалтерами, нужен профильный, а не тот, который когда-то учился на юридическом.
С кадрами проще, несмотря на то, что кадровый учет по квалификации видов деятельности, относится к юридическим услугам, бухгалтер в рамках начисления заработной платы обычно закрывает вопросы с документацией по кадрам.
Особенности учета у ИП
А теперь перейдем к учету. Учет у ИП отличается от учета юрлица. И методологически и технически. Это значит, что бухгалтеру, который не сталкивался с учетом ИП надо допиливать свои скилы )) Если сравнить одинаковое по масштабам производство у ИП и юрлица, то учет у ИП будет сложнее.
Первая причина – это учет по оплате, который требует от бухгалтера не только знаний и усердия, там еще и творчество ))) как выщемить из с/с продукции оплаченную… Это сложно. Поэтому совет – при выборе учета по оплате ли по отгрузке, надо хорошо подумать и посчитать. Может выгоду от учета по оплате съест повышение оплаты бухгалтеру или риск снятия затрат с декларации, если окажется, что учета нет.
Вторая причина – это необходимость составления КНИГ учета. У ИП по законодательству нет бухгалтерского учета, и учет в 1с в некоторых случаях не заменит книги. Например, это касается книг учета НДС, книги учета товаров. Т.е. кроме того, что бухгалтер сделает для юрлица – проведет в 1с, он еще должен как-то вывести эти злополучные книги. Есть такие 1С, которые книги выводят, но там тоже есть свои проблемы, нажатием одной кнопки это не делается, не буду вдаваться в технические подробности, но поверьте, это еще те танцы с бубнами.
Третья причина, относится к вопросу формата работы с бухгалтером. Официальный договор или нет. Безусловно официальный договор защитит ваши интересы и в случае проблем, вы сможете покрыть некоторые расходы, особенно если этот договор заключен с налоговым консультантом. И вместе с тем вы должны четко понимать, что страховка повышает цену услуг, то есть такой договор не может быть дешевым.
Подведу итоги в виде коротких рекомендаций:
- При найме бухгалтера, уточняйте работал ли он в вашей сфере и именно с ИП.
- Вы сами должны примерно понимать, какой учет в вашей сфере должен быть, какие документы и книги должны быть на выходе.
- Четко поймите, внимательно прочитав договор, что именно вы делегируете, проверьте записано ли в договоре составление книг и сроки их составления.
- Если вы нашли цену значительно ниже рынка, еще 2 раза прочитайте договор, за что именно, вы будете платить.
- Контроль. Бухгалтер тоже человек, и если это аутсорс, то вы должны понимать, что декларации-то конечно будут, а вот книги – большой вопрос. После окончания квартала и сдачи налогов, требуйте свои книги учета. Ну не 20 числа конечно, дайте время, но к концу следующего квартала, книги за предыдущий должны быть.
Чтобы разобраться с учетом и понять, какие документы и книги для учета нужны лично вам и что можно делегировать, приглашаю на консультацию.
Запись по телефону +375 29 667 84 62 или в директ.
